Planowanie importu – jak stworzyć checklistę idealnego procesu logistycznego

Import z Chin to proces, który może przynieść Twojej firmie ogromne korzyści – niższe koszty zakupu, większą dostępność produktów i możliwość wyróżnienia się na rynku. Jednak bez odpowiedniego planowania import może przerodzić się w źródło strat, opóźnień i niepotrzebnych komplikacji. Właśnie dlatego tak ważne jest stworzenie przemyślanej checklisty, która poprowadzi Cię krok po kroku – od koncepcji produktu aż po moment jego produkcji i wysyłki.

1. Zrozumienie znaczenia planowania

Wielu początkujących przedsiębiorców rozpoczyna import z Chin impulsywnie – znajdują produkt w internecie i chcą jak najszybciej złożyć zamówienie. Tymczasem, brak strategii to prosta droga do błędów. Planowanie to nie tylko logistyka – to również analiza rynku, zgodność z przepisami, wybór odpowiednich partnerów i zabezpieczenie finansowe transakcji.

2. Wybór produktu

Twoja checklista powinna zacząć się od dokładnej analizy produktu:

• Czy produkt ma potencjał rynkowy?
• Czy jest sezonowy?
• Czy jego sprzedaż wymaga certyfikatów (np. CE, RoHS, REACH)?
• Czy istnieją ograniczenia celne lub podatkowe?

Zanim rozpoczniesz import z Chin, sprawdź też, czy podobne produkty są już dostępne u konkurencji i czym możesz się wyróżnić – ceną, jakością, dodatkami?

3. Poszukiwanie dostawcy i kontakt

Następnym etapem jest wyszukanie sprawdzonego producenta lub dostawcy. Możesz to zrobić przez:

• platformy takie jak Alibaba, 1688, Made-in-China,
• targi branżowe online lub stacjonarne,
• agencje sourcingowe (np. działające na miejscu w Chinach).

Po nawiązaniu kontaktu, zapytaj o:

• MOQ (minimum order quantity),
• cenę jednostkową i możliwości rabatu,
• czas produkcji i warunki płatności,
• certyfikaty i dokumentację techniczną.

Już na tym etapie import z Chin powinien być traktowany jako projekt – zbieraj dane, zapisuj ustalenia i ustal harmonogram.

4. Próbki i kontrola jakości

Nie zamawiaj towaru w ciemno. Nawet jeśli oferta wygląda atrakcyjnie, zawsze poproś o próbkę produktu – to najlepszy sposób, by sprawdzić jakość wykonania, opakowanie, detale. Jeśli planujesz większe zamówienie, warto rozważyć też zlecenie kontroli produkcji lokalnemu agentowi. Niewielki koszt inspekcji może uchronić Cię przed dużymi stratami.

Kontrola jakości to absolutna podstawa, jeśli import z Chin ma stać się elementem stałego modelu biznesowego.

5. Warunki handlowe i logistyka

Zanim złożysz zamówienie, koniecznie ustal warunki Incoterms (np. EXW, FOB, CIF). Mają one ogromny wpływ na Twój zakres odpowiedzialności. Dla początkujących najbezpieczniejsze będą warunki FOB – czyli „Free On Board” – gdzie dostawca odpowiada za transport do portu w Chinach i załadunek.

Na tym etapie powinieneś też zacząć planować transport:

• morski (najtańszy przy dużych ładunkach),
• kolejowy (szybszy, nieco droższy),
• lotniczy (dla wartościowych lub pilnych produktów).

Ustal, kiedy produkt będzie gotowy do odbioru i przygotuj odpowiednie dokumenty (faktura handlowa, packing list, certyfikaty).

6. Tworzenie checklisty

Twoja checklista powinna obejmować:

• ✅ Sprawdzenie wymogów prawnych i certyfikatów
• ✅ Weryfikację dostawcy i negocjacje handlowe
• ✅ Zamówienie próbki
• ✅ Podpisanie warunków handlowych (lub potwierdzenie mailowe)
• ✅ Plan produkcji i kontrolę jakości
• ✅ Wybór formy transportu i ustalenie frachtu
• ✅ Zebranie i przygotowanie dokumentów eksportowych

Im bardziej szczegółowa checklista, tym większa szansa, że import z Chin zakończy się sukcesem bez przykrych niespodzianek.

7. Odprawa celna – co musisz wiedzieć?

W Unii Europejskiej to importer jest odpowiedzialny za zgłoszenie towaru do odprawy celnej. Jeśli organizujesz import z Chin, potrzebujesz:

• faktury handlowej (commercial invoice),
• listy pakunkowej (packing list),
• dokumentu transportowego (np. konosamentu lub listu przewozowego),
• kodu CN – określającego klasyfikację taryfową produktu,
• informacji o kraju pochodzenia i wartości towaru.

Agent celny (lub agencja spedycyjna) pomoże przygotować deklarację SAD i obliczyć należności celno-podatkowe. Pamiętaj, że przy imporcie z Chin obowiązują:

• cło – zgodnie z taryfą celną (TARIC),
• VAT – zazwyczaj 23% w Polsce,
• opłaty manipulacyjne (np. terminalowe, agencyjne).

Nie zapomnij o ubezpieczeniu ładunku – to niewielki koszt, który zabezpiecza Twój towar w przypadku uszkodzenia lub zaginięcia.

8. Transport krajowy – jak przewieźć towar do magazynu?

Po odprawie celnej towar trafia do magazynu czasowego składowania lub terminala. Teraz czas zaplanować tzw. „ostatnią milę” – transport do Twojej firmy lub centrum dystrybucyjnego. W przypadku importu z Chin, masz kilka opcji:

• Transport całopojazdowy (FTL) – jeśli odbierasz kontener lub większą ilość palet,
• Transport drobnicowy (LTL) – przy mniejszych dostawach,
• Fulfillment z magazynu zewnętrznego – idealny dla e-commerce.

Koszty zależą od:

• liczby kilometrów (np. Małaszewicze–Warszawa vs. Hamburg–Poznań),
• wagi i objętości ładunku,
• rodzaju środka transportu.

Warto zapytać przewoźnika o cenę za kilometr, dostępność rampy i możliwość rozładunku. Profesjonalna logistyka krajowa to nieodłączny element efektywnego importu z Chin.

9. Kontrola po dostawie – ostatnia szansa na reklamacje

Po dostarczeniu towaru powinieneś niezwłocznie:

• sprawdzić stan opakowań i plomb,
• zweryfikować ilość palet i kartonów z dokumentacją,
• przeprowadzić kontrolę jakości wyrywkowo (jeśli nie zlecałeś jej w Chinach).

Jeśli znajdziesz nieprawidłowości, natychmiast udokumentuj je zdjęciami lub filmem i skontaktuj się z dostawcą. W imporcie z Chin ważne jest, by zgłaszać reklamacje niezwłocznie – najlepiej w ciągu 24–48 godzin.

Sprytni importerzy już na etapie zamówienia ustalają warunki reklamacji: zwrot środków, gratis przy kolejnym zamówieniu lub rabat. To sposób, by nie przepłacać za błędy producenta.

10. Checklisty na ostatnim etapie

Aby zakończyć proces bez stresu i opóźnień, użyj checklisty logistycznej:

• ✅ Sprawdź kompletność dokumentów do odprawy,
• ✅ Upewnij się, że znasz kod CN i stawkę celną,
• ✅ Skontaktuj się z agencją celną z wyprzedzeniem,
• ✅ Zaplanuj odbiór z terminala i transport krajowy,
• ✅ Skontroluj towar po dostawie,
• ✅ Udokumentuj wszelkie niezgodności.

Dzięki temu import z Chin staje się nie tylko bezpieczniejszy, ale również bardziej przewidywalny i powtarzalny.

11. Kiedy warto skorzystać z pomocy partnera?

Jeśli realizujesz import z Chin po raz pierwszy – rozważ wsparcie profesjonalnej firmy, która oferuje:

• doradztwo zakupowe i kontrolę dostawców,
• organizację transportu i ubezpieczenia,
• odprawę celną i dokumentację,
• fulfillment i magazynowanie w Polsce.

Zlecając kompleksową obsługę, oszczędzasz czas, unikasz błędów i zyskujesz spokój, że wszystko jest dopięte na ostatni guzik.

Podsumowanie

Skuteczny import z Chin wymaga planowania na każdym etapie – od wyboru produktu i dostawcy, przez transport i odprawę celną, aż po dostawę do magazynu. Dobrze przygotowana checklista minimalizuje ryzyko błędów i zwiększa kontrolę nad całym procesem logistycznym.

Planujesz import z Chin? Zleć to nam – kompleksowo zajmiemy się każdym etapem, oszczędzając Twój czas i pieniądze. Skontaktuj się z nami już dziś!